ПОРЯДОК ПОДПИСАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ НАКЛАДНЫХ
С 1 декабря 2024 года существенно расширяется перечень прослеживаемых товаров, при обороте которых организации обязаны использовать электронные накладные. В накладных на бумажном носителе подписи ставят несколько ответственных лиц (например, директор или уполномоченное им лицо, специалист отдела продаж, работник склада и т.д.) Рассмотрим, кто и в каком порядке подписывает электронные накладные.
Электронные накладные подписываются электронно-цифровой подписью (ЭЦП) ответственных лиц грузоотправителя и грузополучателя. Формат электронных накладных предусматривает использование до 50 подписей ЭЦП.
Организация самостоятельно определяет, кто является ответственным за подписание электронных накладных. Это зависит от установленной системы документооборота. Как правило, электронные накладные подписывают те же лица, что и бумажные ТТН (ТН).
Для выработки ЭЦП и подписания электронных накладных необходимы:
– личный ключ, сертификат открытого ключа к которому издан республиканским удостоверяющим центром Государственной системы управления открытыми ключами Республики Беларусь (РУЦ ГосСУОК);
– атрибутный сертификат, подтверждающий полномочия ответственного лица на подписание электронных накладных организации.
Следовательно, для каждого материально ответственного лица (МОЛ), которое занимается приемкой ТМЦ, необходимо оформить ЭЦП с атрибутным сертификатом для подписания электронных накладных.
На практике возникают ситуации, когда у занимающегося приемкой МОЛ нет технической возможности применить ЭЦП и подписать электронную накладную (в пункте разгрузки нет компьютеров, интернета и других технических возможностей, которые необходимы для подписания электронной накладной).
Согласно разъяснению Национальной академии наук Беларуси, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерства связи и информатизации Республики Беларусь № 25-02/2102, 15-1-20/17, 8-2-11/00702, 05-09/1409 от 29.03.2022 «О порядке внесения сведений в систему электронного обмена данными»:
- при отсутствии необходимости внесения изменений и (или) дополнений в электронную накладную в случае невозможности подписания электронной накладной материально ответственное лицо грузополучателя (МОЛ) при принятии товаров составляет первичный учетный документ (далее – ПУД), подтверждающий совершение этой хозяйственной операции, единолично.
В соответствии с установленным в организации графиком документооборота такой ПУД передается ответственному лицу грузополучателя, определенному локальным актом, для подписания электронной накладной в срок не позднее 10 рабочих дней с момента ее создания. При этом в сообщение “Ответ на электронную товарно-транспортную накладную” или в сообщение “Ответ на электронную товарную накладную” вносятся сведения:
– о МОЛ (должность, фамилия, инициалы) и ПУД, составленном им единолично при принятии товаров (наименование, дата и номер документа), – в поле “Принял грузополучатель”;
– об ответственном лице, обеспечивающем подписание электронной накладной (должность, фамилия, инициалы, подпись), – в дополнительное поле электронной накладной.
- в случае необходимости внесения в электронную накладную изменений и (или) дополнений по результатам приемки товаров либо по иным причинам (несоответствие информации о средствах идентификации с фактически нанесенными на поступивший товар средствами идентификации, незаполнение грузоотправителем сведений о товарах, подлежащих прослеживаемости, и др.):
– МОЛ единолично составляет ПУД, подтверждающий совершение хозяйственной операции (принятие товаров грузополучателем);
– по результатам приемки товаров составляются документы, предусмотренные Положением о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 3 сентября 2008 г. № 1290.
Составленные документы передаются ответственному лицу грузополучателя, определенному локальным актом, для инициирования внесения в электронную накладную изменений. При этом корректировка проводится путем составления новой накладной и отмены первоначальной накладной.
Согласно п. 31, 47 Постановления № 9/75/35/26, информация о документах, оформленных при принятии товаров (наименование документа, дата составления документа, номер документа), а также сведения об ответственном лице, обеспечивающем внесение этой информации в электронную накладную (должность, фамилия, инициалы, подпись), вносятся грузополучателем в дополнительные поля сообщения “Ответ на электронную товарно-транспортную накладную” или сообщения “Ответ на электронную товарную накладную”, при этом сведения о МОЛ и ПУД, составленном им единолично при принятии товаров, вносятся в поле “Принял грузополучатель” новой электронной накладной.
Новая электронная накладная должна быть составлена и направлена грузополучателю в срок не позднее 10 рабочих дней с момента создания отменяемой электронной накладной.
Для обеспечения взаимосвязи новой и отменяемой электронных накладных информация о номере отмененной электронной накладной указывается в подразделе “Дополнительные поля накладной” ЭТТН, ЭТН.
Для грузоотправителя порядок действий аналогичный:
– при невозможности подписать электронную накладную МОЛ составляет и подписывает единоличный бумажный ПУД на отпуск товара;
– информация об этом МОЛ и составленном им документе передается лицу, ответственному за подписание ЭТТН, и вносится в нее. ЭТТН в этом случае будет подписана только ЭЦП одного лица, ответственного за ее подписание.
Указанный выше порядок составления единоличных ПУД и последующего внесения соответствующей информации в ЭТТН, ЭТН применяется при условии его закрепления в локальных правовых актах организации.
ВОЗНИКЛИ ВОПРОСЫ ПО ПРАВИЛЬНОМУ ВНЕДРЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ НАКЛАДНЫХ И РАБОТЕ С НИМИ, ЗВОНИТЕ ПО НОМЕРУ +375(44) 731-58-24.
Наши эксперты окажут Вам грамотную и быструю консультацию со всеми ссылками на законодательные акты.